Por Quanto Tempo Devo Guardar Minhas Notas Fiscais?

Guardar XML de nota fiscal não é apenas uma boa prática — é uma obrigação legal.

Muitas empresas acreditam que manter apenas o DANFE em PDF já é suficiente, mas isso está incorreto.

Por quanto tempo devo guardar os XMLs

A legislação fiscal brasileira determina que os documentos fiscais eletrônicos devem ser armazenados por no mínimo 5 anos + o ano corrente.

Isso significa que, dependendo da data atual, você pode precisar manter até quase 6 anos de arquivos.

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)
• CT-e (Conhecimento de Transporte)
• MDF-e

Todos devem permanecer disponíveis para apresentação ao Fisco quando solicitado.

Por que o PDF não substitui o XML

O DANFE é apenas uma representação visual da nota fiscal.

Ele não possui validade jurídica nem informações completas exigidas pela fiscalização.

Somente o XML contém:

• assinatura digital
• protocolo de autorização
• eventos fiscais
• cancelamentos
• cartas de correção

Ou seja, guardar apenas o PDF é considerado ausência de documento fiscal.

O grande problema das empresas

A maioria das empresas perde XMLs ao longo do tempo por motivos comuns:

• troca de contador
• formatação de computadores
• mudança de sistema ERP
• e-mails apagados
• fornecedores que param de responder
• backup inexistente

E normalmente só descobrem isso quando recebem uma intimação fiscal.

Como evitar multas por falta de XML

A única forma segura é manter armazenamento automático e independente do usuário.

Os documentos devem ser baixados diretamente da SEFAZ e armazenados em ambiente seguro.

Armazenamento automático com o NFe Gestão

O NFe Gestão captura e guarda automaticamente todos os XMLs emitidos contra sua empresa pelo período exigido pela legislação.

• backup automático
• armazenamento seguro
• organização por fornecedor e data
• recuperação instantânea
• proteção contra multas